“Vendedores Siempre Habrán”
Alexander Martínez-Freer
Lo esencial es invisible a los ojos…
Alguna vez viví la experiencia de un jefe orientado a “resultados” y poco dedicado a las personas, que son quienes al final del día, aseguran el cumplimiento de los resultados. “Vendedores siempre habrán” exclamaba en alta vociferación, dando a entender que quien no se encontraba a gusto, podía salir por la puerta por la que había entrado, ya que “nadie es indispensable”.
Gestionar los recursos humanos en un proyecto no es sencillo y es la razón que impulsa el desarrollo de esta publicación, que busca entre otros, traer a ojos del lector, la información que pueda aportar en el manejo de un tema tan delicado, más allá del tema, por la importancia de lo que termina siendo la piedra angular del proyecto, como lo es, el recurso humano. Ante esto, se resalta la necesidad de brindar especial atención al asunto y sobre todo, por parte del Director de Proyectos, asegurarse –primero– de no caer (y no dejar que otros caigan), en la declaración de que “vendedores siempre habrán” y entender –segundo– que las personas sí resultan indispensables para garantizar los resultados esperados en un proyecto. Hay un reto adicional y es el hecho de que no existe una amplia cobertura sobre el tema, por lo que se debe hacer camino mientras se anda.
Siendo que el equipo del proyecto se encuentra integrado por personas a quienes se les asignan roles y responsabilidades[1], el Director de Proyectos debe garantizar un proceso de planificación inicial que contemple una cobertura del manejo del recurso humano para su proyecto a manera de asegurar que contará no sólo con el equipo adecuado, pero con un plan de recursos humanos que le facilita entre otros, definir los roles, responsabilidades, habilidades y relaciones de comunicación del equipo. A este fin, el Director de Proyecto se puede servir de técnicas y herramientas tales como Organigramas y descripción de cargos, matrices como la RAM o RACI y teoría de la organización, entre otras.
El resultado de este proceso de planificación descrito, es un plan de recurso humano que no sólo detalla esos roles, responsabilidades, etc., del equipo, pero que sirve como un componente muy importante para la siguiente fase de la gestión del recurso humano en el proyecto, como lo es, el proceso de Adquirir el Equipo del Proyecto.
Cuando el Director de Proyectos cuenta con una guía clara sobre los roles de su equipo, su grado de autoridad, su responsabilidad y competencia[2], éste (el Director del Proyecto), se encuentra en una posición más cómoda para asegurar los recursos humanos requeridos y la posterior formación de su equipo de trabajo. Se prepara también, para el proceso de negociación por los recursos que requiere.
Viene así, dentro de la adquisición del equipo del proyecto, un proceso donde el Director de Proyectos puede asignar los recursos o personal seleccionado a las actividades que requieren ser desarrolladas y completadas, manejando los tiempos dentro de los cuales cada recurso humano debe desarrollar esas actividades –generando un calendario de recursos– y obteniendo una evaluación o lectura, con base en las actividades desarrolladas por los recursos, que le permitirá actualizar su plan general para el proyecto (incluido el plan de recursos humanos). Cabe destacar que en este proceso de adquisición del proyecto, el Director del Proyecto se puede valer de técnicas o herramientas tales como asignaciones previas –de recursos utilizados anteriormente–, contrataciones externas, equipos virtuales, etc.
Superando los primeros procesos (desarrollo del plan RRHH del proyecto; adquisición del equipo del proyecto), el Director de Proyectos se encontrará en una de las fases más retadoras de todo el proceso de gestión de los recursos humanos en el proyecto. El desarrollo del equipo.
Varios autores poseen distintas definiciones de liderazgo. Generalmente se parafrasea que liderazgo es lograr que los demás cumplan gustosamente los objetivos que el líder requiere.
Para poder llegar a ese nivel de liderazgo, el Director de Proyectos debe contar con las suficientes habilidades que le permitan contar con un equipo de alto desempeño que cumpla con los objetivos planteados para el proyecto. Pero, ¿basta sólo con las habilidades de liderazgo del Director de Proyectos para que su equipo cumpla con los objetivos requeridos?. La respuesta es, no necesariamente.
El Director de Proyectos debe conocer en detalle a su equipo, conocer tanto las cualidades como defectos de las personas que lo integran, a fin de que pueda potenciar esas virtudes y trabajar sus áreas de oportunidad. Mejorando las competencias y habilidades del equipo asegura el Director de Proyecto, la mejora en el desempeño grupal.
Este proceso de mejora en el desempeño del equipo no sucede por arte de magia. A través de la utilización de herramientas y técnicas como capacitación, actividades de desarrollo de espíritu de equipo, reubicaciones, programas de incentivos (reconocimiento y recompensa), entre otros, el Director del Proyecto puede lograr desarrollar su equipo de trabajo, al nivel que requiere y que le permitirá asegurar el éxito en el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Los beneficios del desarrollo del equipo no se harán esperar y se obtendrán, entre otros, mejoras en las habilidades y competencias de los colaboradores del equipo, disminución de rotación de personal (permitiendo una continuidad en el rendimiento), una mayor cohesión de equipo. Es a través de la evaluación del desempeño, del equipo e individual, que el Director de Proyectos garantiza que las estrategias, técnicas y herramientas seleccionadas, están brindando los resultados deseados. De otra manera, igualmente se dará a conocer qué situaciones requieren atención del Director de Proyectos y una guía de planes de acción a ser implementados.
Habiendo cumplido con todos los pasos mencionados con anterioridad, puede el Director de Proyectos, dirigir su equipo en el cumplimiento de los objetivos del proyecto, mientras monitorea el desempeño personal y grupal y se asegura de solventar a tiempo, conflictos que puedan surgir dentro del equipo.
Al dirigir su equipo de esta manera, el Director de Proyectos lo influye positivamente de cara al cumplimiento de objetivos, pero garantiza también su comportamiento profesional y ético[3] (del equipo). Igualmente asegura el Director de Proyectos, que las modificaciones que se deban realizar al Plan de Dirección del Proyecto (mediante solicitudes de cambio, actualizaciones), se lleven a cabo.
Lo esencial es invisible a los ojos y si el Director de Proyectos obvia que su recurso humano es esencial para el cumplimiento de sus objetivos de proyecto; si obvia el Director de Proyectos que es necesario una adecuada gestión de su recurso humano, mediante procesos como la creación de un plan de recursos humanos, el detalle de roles y responsabilidades, habilidades, etc.; si no existe una preocupación real por desarrollar su equipo, creando mística, entendiendo las áreas de oportunidad, cómo potenciar las fortalezas; si toda esta esencia no se vuelve visible ante los ojos del Director de Proyectos, éste caerá en el error de perpetuar la frase “vendedores siempre habrán”.
Bibliografía
LLEDÓ, Pablo. Director Profesional de Proyectos: Como aprobar el PMP® sin morir en el intento. Grupo Sinergia. 2009
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Cuarta Edición, Español. 2009
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